Le notifiche pec eseguite dall’Avvocato

L’istituto delle notifiche via pec compie un anno di vita, ma ancora desta stupore e sorpresa sia fra i profani che fra gli stessi operatori del diritto: si tratta, a suo modo, di una rivoluzione anche culturale, di un’apertura quasi dirompente del processo alle nuove tecnologie. In questo articolo vengono analizzati il quadro normativo e regolamentare in cui si è sviluppata questa riforma e si affrontano gli aspetti tecnico/pratici della notifica e della produzione in giudizio della prova dell’avvenuta notificazione. 

Quadro normativo e regolamentare.

La facoltà per gli avvocati di effettuare notifiche pec è stata introdotta nel nostro sistema legislativo dall’art. 16 quater lettera d) del D.L. 18.10.2012 n. 179, che ha apportato modifiche alla Legge 53/1994 – legge che regola le notifiche in proprio degli avvocati – introducendo l’art. 3 bis.
La disposizione del citato articolo 16 quater indica nel dettaglio tutti i requisiti di validità della notifica a mezzo p.e.c. recita:
d)  dopo l’articolo 3 (della Legge 53/1994 N.d.R.) è inserito il seguente:
«Art. 3-bis. – 1. La notificazione con modalità telematica si esegue a mezzo di posta elettronica certificata all’indirizzo risultante da pubblici elenchi, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. La notificazione può essere eseguita esclusivamente utilizzando un indirizzo di posta elettronica certificata del notificante risultante da pubblici elenchi.
2. Quando l’atto da notificarsi non consiste in un documento informatico, l’avvocato provvede ad estrarre copia informatica dell’atto formato su supporto analogico, attestandone la conformità all’originale a norma dell’articolo 22, comma 2, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. La notifica si esegue mediante allegazione dell’atto da notificarsi al messaggio di posta elettronica certificata.
3. La notifica si perfeziona, per il soggetto notificante, nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione prevista dall’articolo 6, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, e, per il destinatario, nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna prevista dall’articolo 6, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.
4. Il messaggio deve indicare nell’oggetto la dizione: “notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994”.
5. L’avvocato redige la relazione di notificazione su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale ed allegato al messaggio di posta elettronica certificata. La relazione deve contenere:
a) il nome, cognome ed il codice fiscale dell’avvocato notificante;
[b) gli estremi del provvedimento autorizzativo del consiglio dell’ordine nel cui albo è iscritto;] (ora abrogato)
c) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti;
d) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario;
e) l’indirizzo di posta elettronica certificata a cui l’atto viene notificato;
f) l’indicazione dell’elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto;
g) l’attestazione di conformità di cui al comma 2.
6. Per le notificazioni effettuate in corso di procedimento deve, inoltre, essere indicato l’ufficio giudiziario, la sezione, il numero e l’anno di ruolo.»;”
Quanto all’entrata in vigore della norma, il comma 3 del citato articolo stabiliva: “Le disposizioni di cui al comma 1 acquistano efficacia a decorrere dal quindicesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana del decreto di cui al comma 2.” ovvero del “decreto del Ministro della giustizia, da adottarsi entro centottanta giorni dall’entrata in vigore della legge di conversione del presente decreto, si procede all’adeguamento delle regole tecniche di cui al decreto del Ministro della giustizia 21 febbraio 2011, n. 44”.
La pubblicazione del Decreto n. 48 del 03.04.2013 ha dunque consentito l’avveramento della condizione prevista per l’entrata in vigore della norma al 23 maggio 2013 (ossia 15 giorni dopo la pubblicazione del citato decreto, pubblicato in data 09.05.2013 in G.U.R.I. n. 107): tale data non attesta, tuttavia la reale “data di nascita” delle notifiche a mezzo p.e.c..
Anche successivamente a tale data, infatti, taluniTribunali hanno ritenuto nulle le notifiche eseguite prima dopo il 23 maggio, ma prima del 15 dicembre 2013 (cfr. Tribunale di Padova, ord. 10.05.2013), atteso che solo in quella data è entrata pienamente in vigore la disposizione dell’art. 16 ter del D.L. 179/2012 che fissava a tale data (15.12.13) la decorrenza della validità dei “pubblici elenchi” dai quali, a mente del comma 1 del nuovo art. 3 bis, potevano essere estratti gli indirizzi p.e.c. dei destinatari, ai fini della notifica (e nei quali altresì dovevano essere raccolti gli indirizzi pec dei mittenti).
Superata anche questa impasse, dunque, la notifica in proprio degli avvocati a mezzo p.e.c. è pienamente operativa a far data dal 15 dicembre 2013.
Prima del D.L. 24 giugno 2014, n. 90, la notifica via p.e.c. era consentita unicamente agli avvocati che fossero in possesso dell’autorizzazione del Consiglio dell’Ordine prevista dall’art. 1 della Legge 53/1994: il detto decreto, nell’ottica di implementare quanto più possibile l’impiego dello strumento, alla lettera b) del comma 1 dell’art. 46, ha soppresso l’obbligo della specifica autorizzazione, consentendo dunque a tutti gli avvocati iscritti negli albi professionali ed in possesso di una casella di posta elettronica certificata di effettuare le notifiche con detto mezzo.

La tipologia di atti che possono formare oggetto di notifica.

Quanto alla tipologia di atti che possono essere notificati a mezzo p.e.c. la normativa distingue da un lato i “documenti informatici sottoscritti con firma elettronica” e le copie telematiche di documenti in formato cd. “analogico”, ossia cartaceo.
La definizione di documento informatico sottoscritto a mezzo di firma elettronica si rinviene nell’art. 21 D. Lgs. 07.03.2005 n. 82 “Codice dell’Amministrazione Digitale (abbreviato “CAD”): sono tali tutti gli atti formati direttamente dall’avvocato (atto di citazione, ricorso o atto di precetto, a mero titolo esemplificativo) in uno dei formati consentiti dalle specifiche Tecniche di cui al DM 44/2011 e s.m.i. (ad esempio il formato “.pdf”) e sottoscritti con firma digitale (una volta firmato l’estensione del file “.pdf” si converte in “.pdf.p7m” che è il formato di files firmati digitalmente).
Le “copie telematiche” degli atti il cui formato originale è in supporto cartaceo (cd. “analogico”, per differenziarlo dai documenti informatici che sono, per loro natura in formato cd. “digitale”), sono al contrario le scansioni digitali di atti originariamente formati in modo tradizionale, ossia di documenti cartacei (art. 22 CAD): prima della scadenza del 30 giugno u.s. erano tali, ad esempio, le sentenze, le ordinanze e gli stessi decreti emessi in originale in forma cartacea, i quali potevano bensì essere notificati a mezzo p.e.c., previa scansione e previa attestazione di conformità, a cura dell’avvocato notificante, della copia telematica all’originale da cui era stata estratta (caso tipico era quello del ricorso per decreto ingiuntivo di cui l’avvocato estraeva una sola copia conforme cartacea presso la Cancelleria e che notificava quindi a mezzo pec dopo aver ottenuto una copia digitale con lo scanner, attestando nella relazione di notificazione la conformità all’originale cartaceo da cui la copia telematica era stata estratta; dal 30 giugno 2014 tale procedimento è stato in parte superato, sia perché tutti i decreti ingiuntivi debbono essere iscritti telematicamente, sia perché il DL 90/2014 ha introdotto la facoltà per gli avvocati di estrarre dal cd. “fascicolo telematico” del Tribunale qualsiasi atto o verbale e di attestarne direttamente la conformità all’originale presente nel fascicolo informatico stesso).
La differenza fra il documento informatico “nativo” e la copia telematica di un originale cartaceo si coglie essenzialmente nel contenuto della relazione di notificazione che deve essere redatta dall’avvocato: nel primo caso, infatti, poiché si sta notificando un documento informatico in originale, non è necessaria alcuna attestazione di copia conforme; nel secondo caso, invece, è necessario attestare che la copia telematica è conforme all’originale cartaceo dalla quale è stata estratta (tenendo conto del fatto che l’”originale cartaceo”, a sua volta, sarà nella maggior parte dei casi una “copia conforme” cartacea di un atto depositato in tribunale anch’esso cartaceo. Prima della riforma del DL 90/2014, presso i Tribunali in cui era già attiva la sperimentazione del PCT, si giungeva addirittura al paradosso che un decreto originariamente telematico firmato dal Giudice, per essere notificato a mezzo di p.e.c. doveva prima essere riprodotto in copia conforme dalla cancelleria in formato cartaceo, quindi scannerizzato dall’avvocato e trasformato in copia digitale per la notifica).
Laddove infine la notifica riguardi un atto di un procedimento già iscritto a ruolo sarà poi necessaria l’indicazione dell’ufficio giudiziario, della sezione, del numero e dell’anno di ruolo prevista dall’art. 3 bis comma 6 L. 53/1994: dette indicazioni previste solo per le notificazioni che avvengono in corso di procedimento non sono invece necessarie in relazione agli atti introduttivi, posto che, nel caso di un atto di citazione, ad esempio, è evidente come non vi sia ancora un giudice designato o una sezione, difettando la stessa iscrizione a ruolo (che è infatti necessariamente successiva alla notifica).

Il procedimento di notificazione.

Precisato chi può eseguire la notifica e quale forma debba assumere il documento che viene notificato, si può dunque esaminare in dettaglio il procedimento materiale di notifica.
A mente dell’art. 18 “Notificazioni per via telematica eseguite dagli avvocati” del DM 21.02.2011 n. 44, come modificato dal DM n. 48 del 03 aprile 2013:
“1. L’avvocato che procede alla notificazione con modalità telematica ai sensi dell’art. 3 bis della Legge 21 gennaio 1994 n. 53 allega al messaggio di posta elettronica certificata documenti informatici o copie informatiche, anche per immagine, di documenti analogici privi di elementi attivi e redatti nei formati consentiti dalle specifiche tecniche stabilite ai sensi dell’art. 44.
2. Quando il difensore procede alla notificazione delle comparse o delle memorie, ai sensi dell’articolo 170, quarto comma, del codice di procedura civile, la notificazione e’ effettuata mediante invio della memoria o della comparsa alle parti costituite ai sensi del comma 1.
3. La parte rimasta contumace ha diritto a prendere visione degli atti del procedimento tramite accesso al portale dei servizi telematici e, nei casi previsti, anche tramite il punto di accesso.
4. L’avvocato che estrae copia informatica per immagine dell’atto formato su supporto analogico, compie l’asseverazione prevista dall’articolo 22, comma 2, del codice dell’amministrazione digitale, inserendo la dichiarazione di conformita’ all’originale nella relazione di notificazione, a norma dell’articolo 3-bis, comma 5, della legge 21 gennaio 1994, n. 53.
5. La procura alle liti si considera apposta in calce all’atto cui si riferisce quando e’ rilasciata su documento informatico separato allegato al messaggio di posta elettronica certificata mediante il quale l’atto e’ notificato. La disposizione di cui al periodo precedente si applica anche quando la procura alle liti e’ rilasciata su foglio separato del quale e’ estratta copia informatica, anche per immagine.
6. La ricevuta di avvenuta consegna prevista dall’articolo 3-bis, comma 3, della legge 21 gennaio 1994, n. 53 e’ quella completa, di cui all’articolo 6, comma 4, del Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.».
L’avvocato notificante pertanto deve innanzitutto creare una e-mail con il proprio account di posta elettronica certificata, utilizzando non un qualsiasi indirizzo di posta elettronica certificata, ma solo quell’indirizzo (o quegli indirizzi) che risultano associati all’avvocato in uno dei “pubblici registri” degli indirizzi p.e.c. (per quanto attiene agli avvocati il ReGIndE, ovvero i registri tenuti dall’ordine professionale di appartenenza).
All’interno del messaggio di p.e.c. così creato l’avvocato sarà tenuto ad inserire gli “allegati” che intende notificare: precisamente l’atto da notificare, la procura alle liti (se trattasi di atto introduttivo o di atto che, in ogni caso, richiede il rilascio di una procura alle liti) e la relazione di notificazione che, come prescritto dal comma 5 dell’art. 3 bis Legge 53/1994 deve contenere le generalità dell’Avvocato notificante, le generalità del Cliente nel cui interesse viene effettuata la notifica, le generalità della parte a cui viene effettuata la notifica e, in modo particolare, l’indirizzo p.e.c. a cui la notifica è diretta e l’indicazione del pubblico registro dal quale detto indirizzo è stato estratto.
Di particolare importanza dunque valutare quale sia il “pubblico registro” dal quale è stato estratto l’indirizzo del destinatario: nella maggior parte dei casi, detto registro sarà il cd. “INI-PEC” (Indice nazionale degli indirizzi pec dei professionisti e delle imprese) che raccoglie e contiene i dati provenienti sia dai registri delle imprese, sia dai registri degli ordini professionali.
Tale registro, istituito ai sensi dell’art. 6 bis del D. Lgs. 07.03.2005 n. 82 “Codice dell’Amministrazione Digitale” viene infatti inserito nell’elenco dei registri “fidefacenti” ai fini delle notifiche via p.e.c. dall’art. 16 ter del D.L. 179/2012 rubricato “Pubblici elenchi per notificazioni e comunicazioni”, che prevede espressamente: “A decorrere dal 15 dicembre 2013, ai fini della notificazione e comunicazione degli atti in materia civile, penale, amministrativa e stragiudiziale si intendono per pubblici elenchi quelli previsti dagli articoli 4 e 16, comma 12, del presente decreto; dall’articolo 16 del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito con modificazioni dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2, dall’articolo 6- bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, nonché il registro generale degli indirizzi elettronici, gestito dal ministero della giustizia”.
Tale provvedimento, in sostanza, attribuisce valenza di registri “ufficiali” per le P.E.C. al suddetto “Indice Nazionale degli Indirizzi PEC delle imprese e dei professionisti (INI-PEC)”, all’Indice delle Amministrazioni Pubbliche (IndicePA o IPA), al Registro Generale degli Indirizzi Elettronici del Ministero della Giustizia (ReGIndE), al Registro delle Imprese, nonché agli albi tenuti dagli ordini o dai collegi professionali cui appartengono i destinatari delle notifiche.
Occorre notare che ai fini della regolarità della notifica non è richiesto che la p.e.c. riporti alcun testo in particolare: posto che la norma prescrive unicamente che nella p.e.c. siano presenti gli allegati (ossia, sempre, l’atto da notificare e la relata ed eventualmente il mandato ad litem): unica ulteriore formalità – tale da invalidare la notifica ove non rispettata – è che obbligatoriamente l’oggetto della p.e.c. deve contenere la dicitura “Notificazione ai sensi della Legge 53 del 1994” (art. 3-bis comma 4 L. 53/1994).
La presenza di un testo qualsiasi (del tipo “si notificano gli atti allegati” ovvero “si vedano gli atti allegati” ecc.), così come l’indicazione della “firma” del mittente sono pertanto “accessori” irrilevanti ai fini della validità della notifica, non risultano previsti come obbligatori dalla normativa vigente.

Il perfezionamento e la prova dell’avvenuta notificazione.

Ciò detto in ordine alla formazione del messaggio di pec, la normativa (art. 3 bis comma 2 L. Cit.) chiarisce ancora quando può ritenersi perfezionata la notifica: tale momento è, per il notificante, la data e ora di ricezione del messaggio che attesta l’ “accettazione” della p.e.c. da parte del server del notificante (ossia del gestore della posta elettronica di chi invia il messaggio); per il destinatario della notifica, al contrario, la notificazione si perfeziona nella data e nell’ora in cui il server di posta elettronica del ricevente attesta la “consegna” del messaggio (ed invia al notificante la mail con cui attesta l’avvenuta consegna).
Laddove pertanto si debba fornire al Giudice la prova dell’avvenuta notifica eseguita mediante p.e.c. occorre rammentare che detta prova è costituita da “files” informatici e precisamente:
a) il file informatico del messaggio inviato (ossia la pec di notifica spedita, che equivale sommariamente alla “busta verde” contenente l’atto notificato);
b) il file informatico del messaggio di “accettazione” della p.e.c. da parte del server del soggetto notificante (che equivale alla velina rilasciata dalla Posta all’atto della spedizione della raccomandata A/R);
c) il file informatico del messaggio di “consegna” della p.e.c. da parte del server del soggetto cui la notifica è stata effettuata (che equivale alla ricevuta di ritorno della raccomandata).
Trattandosi di files informatici la normativa ha previsto che la prova della notificazione possa essere data – di preferenza – mediante deposito telematico dei suddetti files tramite il sistema del Processo Civile Telematico: in tale ipotesi nel fascicolo digitale della causa vengono caricati direttamente i documenti informatici in questione senza alcuna particolare formalità, posto che si tratta di documenti “firmati” dal server e contengono in sé già tutte le informazioni necessarie per verificare la regolarità della notifica (in particolare consentono di “aprire” e leggere gli allegati).
Laddove invece la prova della notificazione debba essere data in un processo che non risulti ancora gestito mediante il sistema PCT, i suddetti documenti dovranno essere riprodotti su supporto cartaceo onde consentire al giudice la verifica del regolare espletamento delle formalità di legge, dando contezza non solo del momento di perfezionamento della notifica, ma anche del contenuto documentale della medesima.
In tale ipotesi l’art. 9 della Legge 53 del 1994 prevede che si debbano stampare su carta:
1. Il messaggio di PEC di notifica inviato;
2. tutti gli allegati al suddetto messaggio;
3. la ricevuta di accettazione;
4. la ricevuta di consegna.
Di ciascuno dei suddetti documenti cartacei l’Avvocato sarà tenuto ad attestare la conformità ai documenti informatici da cui sono stati estratti. Occorrerà pertanto un’attestazione di conformità sul messaggio di invio, su ciascuno degli allegati, nonché sulle e-mail che attestano l’accettazione e la consegna del predetto messaggio.

Approfondimenti

Per un approfondimento del tema si segnalano:
– “Vademecum per le notifiche in proprio degli Avvocati”, pubblicato dall’Unione Triveneta dei Consigli dell’Ordine degli Avvocati che contiene una sezione specifica sulle notifiche a mezzo p.e.c.
– “Le notificazioni in proprio degli Avvocati” pubblicato dall’Unione Lombarda dei Consigli dell’Ordine degli Avvocati, aggiornato ad Ottobre 2014.

Avv. Alberto Michelis

Share this post

Related Articles

Leave a Reply

Commenti protetti da WP-SpamShield Spam Filter

Moderazione dei commenti attiva. Il tuo commento non apparirà immediatamente.